Kỷ yếu cơ quan là ấn phẩm quan trọng thường góp mặt trong các sự kiện kỷ niệm của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách làm kỷ yếu cơ quan gồm những bước nào cụ thể, hãy cùng theo dõi những nội dung sau.
Mục lục
Bước 1: Định hướng chung về kỷ yếu cơ quan
Trước khi bắt tay vào thiết kế bất cứ ấn phẩm nào, điều đầu tiên cần thiết là xác định định hướng để thực hiện. Bạn cần xác định kích thước của ấn phẩm, dung lượng trang, chủ đề, concept, xa hơn nữa là số lượng in, quy cách in,.. Chính từ những định hướng này sẽ giúp bạn hai điều: một là biết mình muốn gì, hai là để các đơn vị thiết kế kỷ yếu dễ dàng báo giá. Đồng thời dựa vào những yếu tố này bạn dễ dàng lên chi phí dự trù và nguồn lực hỗ trợ.
Kích thước
Xác định kích thước kỷ yếu ngay từ đầu để dễ dàng cho việc thiết kế. Tránh việc thay đổi kích thước khi đang hoặc đã thực hiện xong thiết kế. Điều này sẽ khiến cho việc hiệu chỉnh mất thời gian và tốn công sức.
Kích thước phổ biến nhất là khổ A4 (210 x 297 mm). Lý do là vì đây là kích thước phổ biến nên sẽ mang lại sự tiện lợi trong việc in ấn và lưu trữ, cũng là tài liệu dễ mang theo khi cần. Bên cạnh đó, bạn có thể chọn kích thước linh hoạt khác theo yêu cầu và phong cách cơ quan.
Dung lượng trang
Dung lượng trang của kỷ yếu thường lớn, dao động từ 50 đến 150 trang tuỳ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, theo số lượng thông tin và hình ảnh. Việc quyết định số trang cũng cần được thực hiện ngay từ ban đầu để giúp đơn vị thiết kế kỷ yếu có thể tư vấn báo giá hợp lý.
Xác định chủ đề kỷ yếu
Chủ đề này sẽ giúp định hướng nội dung và phong cách thiết kế cho toàn bộ cuốn kỷ yếu.
Số lượng in
Số lượng in kỷ yếu phụ thuộc vào quy mô của cơ quan và đối tượng nhận kỷ yếu. Thông thường, bạn cần in một số lượng đủ để phát cho tất cả nhân viên, ban lãnh đạo, đối tác và khách mời đặc biệt. Đối với các cơ quan lớn, số lượng có thể lên đến vài trăm cuốn, trong khi các cơ quan nhỏ hơn có thể chỉ cần in vài chục cuốn.
Số lượng in bạn có thể xác định ngay từ đầu để nhận được báo giá chi tiết, hoặc quyết định sau khi đã hoàn thành hạng mục thiết kế kỷ yếu.
Bước 2: Biên tập nội dung kỷ yếu
Kỷ yếu cơ quan có hấp dẫn hay không sẽ bắt đầu từ phần nội dung kỷ yếu. Nội dung kỷ yếu không hề dễ dàng bởi nó là sự tổng hợp thông tin từ nhiều bộ phận, nhiều cá nhân. Kết hợp cùng với đó là những lời văn mang tính kỷ niệm, những cảm xúc đan xen trong đó. Biên tập nội dung kỷ yếu khó hơn các ấn phẩm khác là vì vậy.
Ở bước biên tập nội dung kỷ yếu cũng cần trải qua 4 bước sau:
- Thứ nhất là xác định chủ đề và phong cách viết kỷ yếu
- Thứ hai là lên khung nội dung chính cho toàn bộ kỷ yếu
- Thứ ba là tổng hợp, thu thập thông tin theo khung nội dung chính
- Thứ tư là biên tập chi tiết từng phần nội dung sao cho cô đọng, mạch lạc, hấp dẫn.
Bước 3: Chụp ảnh kỷ yếu cơ quan
Tại sao cần chụp ảnh kỷ yếu, chụp ảnh kỷ yếu để làm gì và cách thức chụp ảnh kỷ yếu thế nào. Đây có lẽ là băn khoăn của rất nhiều cơ quan. Vì họ có ảnh rồi, sao phải chụp lại nữa nhỉ?
Tuy nhiên, chúng ta cần hiểu rằng, chụp ảnh kỷ yếu là không bắt buộc. Việc chụp ảnh kỷ yếu bản chất chính là phục vụ cho việc thiết kế kỷ yếu cơ quan. Hình ảnh cần đáp ứng hai yếu tố: chất lượng cao và minh hoạ phù hợp với nội dung. Do đó, nếu cơ quan có hình ảnh đáp ứng hai yếu tố này thì không cần phải chụp lại. Ngược lại nếu hình ảnh kém chất lượng và không phù hợp với nội dung, điều này sẽ khiến thiết kế và in ấn không sắc nét, không chuyên nghiệp.
Vậy chụp ảnh kỷ yếu cần các bước như thế nào?
Lên kế hoạch chụp hình: bao gồm việc lên các concept chụp phù hợp với khung nội dung đã thống nhất. Tiếp đó lên kế hoạch về thời gian chụp, địa điểm chụp, trang phục chụp,.. để đảm bảo mọi người có thể tham gia chụp đúng lịch.
Triển khai chụp hình: việc chụp hình kỷ yếu cơ quan sẽ được thực hiện đúng như kế hoạch. Để đảm bảo thời gian chụp được như ý, cần sắp xếp nơi nào chụp trước, nơi nào chụp sau, chụp thời gian nào để đảm bảo ánh sáng.,..
Chỉnh sửa hậu kỳ: đây là bước cuối của quá trình chụp ảnh kỷ yếu. Những bức ảnh sẽ được chỉnh sửa chi tiết từ ánh sáng, màu ảnh đến các chi tiết khuyết điểm trên bức ảnh.
Bước 4: Thiết kế kỷ yếu cơ quan
Thiết kế kỷ yếu cơ quan được thực hiện sau khi thống nhất toàn bộ nội dung, có sẵn thư mục hình ảnh. Lúc này thiết kế sẽ gồm các bước sau:
- Thiết kế bìa kỷ yếu và một số concept trang trong để khách hàng lựa chọn.
- Bố cục và dàn trang hợp lý, cân đối giữa hình ảnh và văn bản.
- Thiết kế chi tiết từng trang sau khi đã chốt concept bìa và trang trong.
Bước 5: In ấn kỷ yếu cơ quan
In kỷ yếu cơ quan là bước cuối trong quá trình hoàn thiện kỷ yếu. Khi làm kỷ yếu cơ quan, chúng ta cần xác định các yếu tố sau:
- Số lượng quyển in
- Chất liệu giấy bìa
- Chất liệu giấy trang trong
- Quy cách đóng quyển
- Quy cách gia công bìa
Từ những yếu tố này, các đơn vị in ấn kỷ yếu sẽ báo giá chi tiết, đầy đủ nhất. Cách tốt nhất là nhờ họ tư vấn để đảm bảo sự phù hợp giữa yêu cầu và ngân sách của doanh nghiệp. Lưu ý, in số lượng càng lớn thì chi phí cho mỗi quyển sẽ rẻ hơn.
Kết luận, để tạo ra một cuốn kỷ yếu cơ quan là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn thận từ khâu lên kế hoạch, biên tập nội dung, chụp ảnh, thiết kế đến in ấn. Một cuốn kỷ yếu chất lượng không chỉ là tài liệu ghi lại những dấu mốc quan trọng mà còn là món quà tinh thần ý nghĩa đối với mọi thành viên trong cơ quan. Hy vọng với hướng dẫn trên có thể giúp bạn biết cách triển khai làm kỷ yếu cơ quan thật dễ dàng và hiệu quả.
