Biên tập nội dung báo cáo thường niên được đánh giá là một hạng mục tương đối khó. Lý do vì thông tin đòi hỏi sự chính xác từ nhiều bộ phận, theo văn phong chuyên nghiệp, súc tích. Thêm nữa có những thông tin mang tính chuyên ngành kế toán, người biên tập phải thực sự am hiểu sâu sắc lĩnh vực này. Ở bài viết này, chúng ta đi sâu hơn vào quy trình cơ bản để doanh nghiệp có thể nắm bắt được quá trình biên tập nội dung báo cáo thường niên sẽ diễn ra những bước nào.
Mục lục
Các bước biên tập nội dung báo cáo thường niên
Bước 1: Xác định chủ đề chính của báo cáo thường niên
Chủ đề báo cáo thường niên là một yếu tố quan trọng, quyết định thông điệp, hình ảnh xuyên suốt toàn cuốn. Chủ đề có thể xoay quanh những thành tựu nổi bật, chiến lược phát triển, hoặc những thay đổi quan trọng của công ty trong năm.
Để sáng tạo chủ đề hiệu quả, doanh nghiệp cần nhìn lại bức tranh tổng thể một năm qua và khéo léo đưa ra chủ đề thật hấp dẫn, đầy cảm hứng.
Bước 2: Lên khung nội dung chính
Sau khi đã xác định được chủ đề chính, bước tiếp theo là lên khung nội dung chính của báo cáo. Khung nội dung cần bao gồm các phần chính sau:
Phần I – Thông tin chung của công ty
Đây là phần thông tin đầu tiên của doanh nghiệp bao gồm:
- Thông tin khái quát về công ty
- Ngành nghề và địa bàn kinh doanh
- Thông tin về mô hình quản trị, tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý
- Định hướng phát triển
- Các rủi ro: môi trường, thiên tai, dịch bệnh, v.v.
Phần II – Tình hình hoạt động trong năm
Phần này sẽ là phần tổng quan toàn bộ bức tranh về hoạt động trong năm của doanh nghiệp bao gồm:
- Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh
- Tổ chức và nhân sự
- Tình hình đầu tư, thực hiện các dự án
- Tình hình tài chính
- Cơ cấu cổ đông, thay đổi vốn đầu tư của chủ sở hữu
- Báo cáo tác động liên quan đến môi trường và xã hội của công ty
Phần III – Báo cáo và đánh giá của Ban Giám đốc
Như đề mục đã nêu rõ, phần này sẽ là phần báo cáo và đánh giá của ban giám đốc. Trong đó bao gồm:
- Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
- Tình hình tài chính
- Cải tiến về cơ cấu tổ chức, chính sách, quản lý
- Kế hoạch phát triển trong tương lai
- Giải trình của Ban Giám đốc đối với ý kiến kiểm toán (nếu có)
- Báo cáo đánh giá liên quan đến trách nhiệm về môi trường và xã hội
Phần IV – Đánh giá của Hội đồng quản trị về hoạt động của Công ty
Phần này sẽ bao gồm các đánh giá của các cấp lãnh đạo, cùng những định hướng, kế hoạch mới, bao gồm:
- Đánh giá của Hội đồng quản trị về các mặt hoạt động của Công ty, trong đó có đánh giá liên quan đến trách nhiệm môi trường và xã hội
- Đánh giá của Hội đồng quản trị về hoạt động của Ban Giám đốc
- Các kế hoạch, định hướng của Hội đồng quản trị
Phần V – Quản trị công ty
Phần nội dung này sẽ gồm 3 mục chính:
- Hội đồng quản trị
- Ban kiểm soát
- Các giao dịch, thù lao và các khoản lợi ích của Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và Ban kiểm soát/Ủy ban kiểm toán
Phần VI – Báo cáo tài chính
Đây là phần nội dung chủ yếu được trình bày các bảng số liệu với hai nội dung chính:
- Ý kiến kiểm toán
- Báo cáo tài chính được kiểm toán
Bước 3: Thu thập thông tin
Thông tin cần được thu thập chính xác theo khung nội dung. Mỗi bộ phận sẽ chịu trách nhiệm về nội dung liên quan đến bộ phận mình. Bên cạnh dữ liệu, hình ảnh cũng cần được tổng hợp theo folder riêng, để đảm bảo minh hoạ phù hợp với những nội dung được thu thập.
Bước 4: Biên tập chi tiết
Sau khi đã có thông tin tổng hợp từ nhiều bộ phận liên quan, đội ngũ biên tập sẽ tiến hành biên tập chi tiết theo khung nội dung đã lên. Nội dung phải đảm bảo yếu tố đầy đủ, chính xác, ngắn gọn trước. Tiếp đến sẽ biên soạn sao cho chuyên nghiệp, dễ đọc và dễ hiểu nhất. Hạn chế sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành để đảm bảo phù hợp với nhiều đối tượng người đọc.
Bước 5: Chỉnh sửa và hoàn thiện
Quá trình chỉnh sửa và hoàn thiện nội dung báo cáo thường niên là vô cùng quan trọng. Nó có tính quyết định đến những sai lầm nhỏ nhất của cuốn báo cáo. Kiểm tra lại toàn bộ nội dung để đảm bảo tính chính xác và nhất quán. Đồng thời, đảm bảo bạn đã chỉnh sửa những lỗi chính tả dù là nhỏ nhất để giúp cuốn báo cáo thực sự chuyên nghiệp.
Biên tập nội dung báo cáo thường niên theo văn phong nào?
- Đảm bảo thông tin được trình bày một cách ngắn gọn, rõ ràng và súc tích.
- Hệ thống thông tin cần được sắp xếp một cách logic, dễ theo dõi, dễ tra cứu.
- Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, lịch sự, trang trọng.
- Tránh sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành phức tạp, biên tập hướng đến sự dễ hiểu.
Tài liệu này mục đích chính tài dành cho người đọc là các cổ đông, các chủ doanh nghiệp, các bộ phận liên quan, với ý nghĩa xây dựng quảng bá hình ảnh và thu hút nhà đầu tư. Do đó, cuốn tài liệu cần được biên tập chuyên nghiệp, hệ thống đặc biệt chỉn chu, tỷ mỉ đến từng chi tiết. Điều này mang đến những cảm nhận về sự quy mô, chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
>> Đọc thêm: thiết kế báo cáo thường niên
