Doanh nghiệp lần đầu làm báo cáo thường niên chắc hẳn sẽ chưa nắm bắt rõ tài liệu này gồm những hạng mục gì và quy trình thiết kế báo cáo thường niên gồm những gì. Cùng chúng tôi theo dõi bài viết này để nắm rõ cách thức và quy trình làm tài liệu này.
Mục lục
Thiết kế báo cáo thường niên gồm những hạng mục gì?
Quá trình thiết kế báo cáo thường niên, doanh nghiệp cần thực hiện một số hạng mục quan trọng bao gồm:
Biên tập nội dung
Biên tập nội dung bao gồm các công việc như thu thập thông tin, viết và chỉnh sửa nội dung để đảm bảo tính chính xác, mạch lạc và hấp dẫn.
Chụp hình
Chụp hình là bước quan trọng để có thể minh hoạ cho nội dung. Chụp hình không chỉ cần minh hoạ cho nội dung mà phải đảm bảo chất lượng cao để thiết kế và in ấn được sắc nét. Chụp hình sẽ bao gồm các hoạt động, sự kiện của công ty, chụp hình sản phẩm, dịch vụ và chân dung lãnh đạo.
Thiết kế
Thiết kế là quá trình dựa trên nội dung, hình ảnh đã có để tạo nên một sản phẩm thông tin được trình bày đẹp mắt, ấn tượng. Thiết kế sẽ bao gồm việc thiết kế bố cục, đồ hoạ cho báo cáo, sử dụng màu sắc, font chữ và hình ảnh sao cho hài hòa và chuyên nghiệp.
In ấn
Là quá trình chọn loại giấy, công nghệ in, kỹ thuật gia công sao cho phù hợp với ngân sách và yêu cầu của doanh nghiệp và đảm bảo cuốn báo cáo đạt chất lượng tốt nhất.
Tại sao phải có quy trình thiết kế báo cáo thường niên?
Là sự kết hợp của một đội ngũ chuyên môn
Vì quy trình thiết kế báo cáo thường niên đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận. Mỗi bộ phận sẽ đóng góp chuyên môn của mình để cùng tạo nên một ấn phẩm. Do đó, nếu không có quy trình, đội ngũ sẽ lộn xộn, khó theo một trình tự. Từ đó ảnh hưởng đến quá trình thực hiện dự án.
Kiểm soát các đầu việc, theo dõi tiến độ
Khi có quy trình về công việc và timeline rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được các đầu việc cần làm, theo dõi tiến độ thực hiện giúp cho dự án không bị bỏ sót đầu việc. Nhờ nắm được quy trình thực hiện, người quản lý có thể dễ dàng điều phối nhân sự và thời gian để hỗ trợ dự án hoàn thành.
Đảm bảo chất lượng và thời gian hoàn thành
Một quy trình bài bản giúp đảm bảo chất lượng của báo cáo thường niên và hoàn thành đúng thời hạn, tránh tình trạng trễ hạn gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Thiết lập quy trình thiết kế báo cáo thường niên dựa vào đâu?
Quy trình thiết kế báo cáo thường niên thông thường sẽ do đơn vị thiết kế thiết lập dựa trên những kinh nghiệm thực tế của họ. Họ dựa trên những dự án đã thành công và áp dụng các nguyên tắc quản lý dự án hiện đại để quản lý dự án hiệu quả.
Quy trình thiết kế báo cáo thường niên cơ bản
Bước 1: Xác định chủ đề
Bước đầu tiên trong quá trình thiết kế báo cáo thường niên là xác định chủ đề báo cáo thường niên. Chủ đề chính của báo cáo sẽ là một câu tổng quát về thông điệp chính trong 1 năm gói gọn bằng 1 câu, 1 cụm từ.
Bước 2: Lên khung nội dung chính
Khung nội dung chính thông thường sẽ gồm 1 số nội dung chính tuân theo quy định của bộ tài chính. Doanh nghiệp có thể thêm bớt, chỉnh sửa cho phù hợp với bức tranh của doanh nghiệp năm đó.
Bước 3: Thu thập, tổng hợp thông tin
Việc tổng hợp thông tin sẽ dựa trên khung nội dung chính đã thống nhất ở trên. Các nội dung chính cần thu thập bao gồm tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, các dự án đã thực hiện, các kế hoạch tương lai, các dữ liệu báo cáo tài chính,…
Bước 4: Biên tập nội dung chi tiết
Biên tập nội dung chi tiết dựa trên nội dung đã thu thập bên trên sao cho đảm bảo tính chính xác, mạch lạc, hấp dẫn.
Bước 5: Chụp hình theo concept nội dung
Sau khi đã có nội dung biên tập, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch chụp ảnh phù hợp với concept nội dung. Điều này bao gồm ảnh hoạt động công ty, sản phẩm, dịch vụ và chân dung lãnh đạo.
Bước 6: Thiết kế trang bìa và một số trang trong
Thiết kế trang bìa ấn tượng và một số trang nội dung mẫu để định hướng phong cách thiết kế cho toàn bộ báo cáo.
Bước 7: Thiết kế toàn bộ
Thiết kế toàn bộ báo cáo theo khung nội dung và phong cách đã xác định, đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp.
Bước 8: Hiệu chỉnh và thống nhất
Sau khi hiệu chỉnh và kiểm duyệt giữa các bộ phận liên quan, doanh nghiệp sẽ thống nhất bản cuối và tiến hành in ấn nếu cần.
Thiết kế báo cáo thường niên là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự kết hợp của nhiều bộ phận và theo một quy trình rõ ràng. Đối với doanh nghiệp lần đầu thực hiện, việc nắm vững quy trình cơ bản và hiểu rõ các hạng mục cần thiết sẽ giúp tạo ra một báo cáo thường niên chất lượng, thu hút nhà đầu tư và nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
>> Đọc thêm: thiết kế báo cáo thường niên
