Thiết kế và in kỷ yếu doanh nghiệp không đơn giản như mua một sản phẩm ngay tức thì, nếu vậy, đó chắc hẳn là một cuốn sách bán sẵn. Kỷ yếu doanh nghiệp được ví như sự chắt lọc những tinh hoa của doanh nghiệp theo năm tháng. Bao nhiêu thành tựu, thành tích, bao nhiêu nỗi khó khăn từ ngày thành lập và hơn hết bao nhiêu nỗ lực của những người chèo lái, của những cá nhân.
Chính vì vậy, việc làm kỷ yếu là một quá trình tìm về với lịch sử, ghi nhận những nỗ lực của một tập thể. Do đó, không thể làm trong một sớm một chiều. Từng bước trong quy trình thiết kế và in kỷ yếu doanh nghiệp dưới đây là sự đúc kết của cả một quá trình làm kỷ yếu cho hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam. Hãy dùng nó để tham khảo như một sự hướng dẫn của ivermectintr.com vừa tổng quan, vừa chi tiết nếu như doanh nghiệp có dự định làm kỷ yếu nhé.
Mục lục
Khi nào các doanh nghiệp thường làm kỷ yếu?
Thường thì các doanh nghiệp sẽ chọn các mốc thời gian đặc biệt từ ngày thành lập doanh nghiệp. Đó là các mốc thời gian chẵn như: 10, 20, 30, 50 năm,.. Những con số này tạo ra những dấu ấn tròn trịa, vừa dễ nhớ lại vừa tạo ấn tượng khi thiết kế các biểu tượng.
Tuy vậy, không có gì là nguyên tắc khi nhiều doanh nghiệp làm kỷ yếu vào các năm rất ngẫu hứng. Đó là các năm lẻ như Tập đoàn Viettel 23 năm, công ty Dược Hà Tĩnh 56 năm, .. Nói là năm ngẫu hứng vì nó không phải các mốc chẵn như chúng ta thường thấy. Nhưng điều đó lại có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với doanh nghiệp.
Ví dụ như mốc thời gian đó gắn với sự chuyển đổi cơ cấu doanh nghiệp từ công ty thành tập đoàn hoặc tổng công ty. Hoặc vào năm đó, công ty đạt một thành tựu đặc biệt nổi bật. Có doanh nghiệp còn kỷ niệm kỷ yếu đơn giản là để chia tay nhiệm kỳ của một tổng giám đốc, một hiệu trưởng nhà trường. Tất cả những điều đó, đối với người ngoài là sự ngẫu hứng của năm lẻ, nhưng với doanh nghiệp hay bất kỳ tổ chức nào, đó là một cột mốc cực kỳ quan trọng và có ý nghĩa.
Thời gian doanh nghiệp nên làm kỷ yếu trước bao lâu?
Về việc chuẩn bị kỷ yếu, có nhiều công đoạn cần được thực hiện trước như chụp hình, biên tập nội dung, thiết kế và in ấn. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước ít nhất 2 hoặc 3 tháng để đảm bảo chất lượng của kỷ yếu. Trong trường hợp có lỗi phát sinh trong quá trình in ấn, vẫn còn đủ thời gian để khắc phục. Không nên để lại việc tìm kiếm đơn vị thiết kế kỷ yếu cho đến gần ngày kỷ niệm, vì điều này có thể khiến dự án không đạt được yêu cầu.
Quy trình sáng tạo thiết kế và in kỷ yếu doanh nghiệp
Thiết kế và in kỷ yếu doanh nghiệp không phải là việc làm đơn lẻ của một cá nhân hay chỉ một vài bước cơ bản mà hoàn thành. Làm kỷ yếu doanh nghiệp cần đến một đội ngũ với một quy trình bài bản, chuyên nghiệp. Dưới đây là 8 bước cơ bản để hoàn thiện quá trình thiết kế và in kỷ yếu doanh nghiệp chuyên nghiệp.
BƯỚC 1: CONCEPT Ý TƯỞNG
Đây là bước đầu tiên trong quy trình làm kỷ yếu. Bạn cần chọn chủ đề và thông điệp chính cho kỷ yếu. Từ chủ đề này sẽ phát triển ra một concept thiết kế phù hợp với tinh thần của doanh nghiệp. Để ra đời được concept ý tưởng này, doanh nghiệp cần có sự tư vấn để khai thác định hướng các thông tin, thông qua quá trình nghiên cứu, tổng hợp, lựa chọn và thống nhất phương án cuối.
BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH ĐỊNH HƯỚNG IN ẤN KỶ YẾU
Bước tiếp theo trước khi tiến hành thiết kế, đó là hình dung về sản phẩm cuối sẽ ra sao. Bạn mong muốn quyển kỷ yếu cuối sẽ gồm bao nhiêu trang, kích thước ra sao, đóng bìa thế nào. Từ đó, bạn có một hình dung rõ nét hay nói chính xác là xác định được các yếu tố cần có của cuốn kỷ yếu. Điều này đảm bảo sản phẩm cuối sẽ đáp ứng được các tiêu chí về hình thức và chất lượng.
Khi xác định được số lượng trang, khổ giấy, thiết kế sẽ đặt khổ giấy và kích thước ngay từ đầu. Nếu không, sau khi thiết kế, bạn mới đổi hướng về kích thước sẽ khiến cho việc hiệu chỉnh tốn công sức, tốn thời gian.
BƯỚC 3: XÁC ĐỊNH BỐ CỤC NỘI DUNG
Dựa trên thông điệp và câu chuyện chủ đề, bạn có thể đề xuất các hướng bố cục nội dung khác nhau để thể hiện tốt nhất thông tin, sự hoài niệm và định hướng phát triển của doanh nghiệp. Từ việc xác định số trang ở bước 2, bạn tiếp tục định hướng nội dung ở bước 3.
BƯỚC 4: CHỤP ẢNH
Đồng bộ hóa tất cả hình ảnh theo thông điệp đã chọn. Hình ảnh chất lượng cao và phản ánh đúng bản chất của doanh nghiệp sẽ làm tăng giá trị thẩm mỹ và chuyên nghiệp cho kỷ yếu. Thông thường, chụp ảnh kỷ yếu sẽ diễn ra ở hầu hết các doanh nghiệp có nhu cầu làm kỷ yếu. Bởi lúc này, chụp ảnh kỷ yếu sẽ dựa vào concept, vào những nội dung có trong kỷ yếu. Hình ảnh kỷ yếu là để minh hoạ phù hợp với nội dung kỷ yếu.
BƯỚC 5: BIÊN SOẠN CHI TIẾT
Việc biên soạn nội dung cần được thực hiện một cách cẩn thận, đảm bảo đầy đủ, súc tích, dễ hiểu và có văn phong truyền cảm, phản ánh đúng tinh thần của doanh nghiệp.
Việc biên soạn nội dung sẽ gồm các bước sau:
- Thứ nhất: Lên bố cục nội dung chính cho toàn cuốn hay còn gọi là khung nội dung. Việc này đã được hoàn tất ở bước 2.
- Thứ hai: Thu thập, tổng hợp thông tin dựa trên bản khung nội dung trên.
- Thứ ba: Biên tập chi tiết dựa trên thông tin đã tổng hợp.
BƯỚC 6: DÀN TRANG & THIẾT KẾ KỶ YẾU
Dàn trang nội dung, hình ảnh, kết hợp icon và graphic để hoàn tất toàn bộ thiết kế kỷ yếu. Sự cân nhắc và tỉ mỉ trong việc sắp xếp các thành phần giúp tạo ra một sản phẩm cuối cùng hài hòa và thú vị. Bước này cần đến chuyên môn của các thiết kế chuyên nghiệp và nhiều kinh nghiệm. Bởi lẽ, số trang trong kỷ yếu tương đối lớn. Nếu không biết cách sắp xếp khoa học sẽ khiến cho thông tin bị rối, chứ chưa nói đến đẹp về hình thức.
BƯỚC 7: DUYỆT SẢN PHẨM
Trước khi tiến hành in kỷ yếu, quá trình duyệt sản phẩm là bước quan trọng để đảm bảo rằng mọi chi tiết từ câu từ, hình ảnh đến chất lượng in ấn đều đạt được chuẩn mực cao nhất. Để duyệt được sản phẩm cần đến sự hiệu chỉnh, thống nhất giữa các bên, phía doanh nghiệp và đơn vị thiết kế. Doanh nghiệp có thể đưa ra các đề xuất, đơn vị thiết kế sẽ đưa ra các giải pháp phù hợp để tư vấn lại cho doanh nghiệp.
BƯỚC 8: IN KỶ YẾU
Cuối cùng, sau khi sản phẩm đã được duyệt, tiến hành in ấn và gia công hàng loạt để đảm bảo rằng mỗi bản kỷ yếu được sản xuất ra đều đạt được chất lượng tốt nhất.
Với quy trình 8 bước thống nhất và chuyên nghiệp này, doanh nghiệp có thể tự tin triển khai việc thiết kế và in kỷ yếu một cách chất lượng và hiệu quả. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chuyên nghiệp và nhất quán, việc cân nhắc sử dụng dịch vụ thiết kế, in kỷ yếu trọn gói là một lựa chọn hợp lý.
>> ĐỌC THÊM: Giải đáp câu hỏi về thiết kế kỷ yếu
